ในยุคดิจิทัลที่เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทสำคัญในทุกภาคส่วน องค์กรต่าง ๆ จำเป็นต้องปรับตัวให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและแข่งขันกับคู่แข่งได้อย่างมีประสิทธิภาพ หนึ่งในแนวทางที่องค์กรหลายแห่งให้ความสำคัญคือการนำระบบบริหารงาน Digital Workflow เข้ามาใช้
ระบบบริหารงาน Digital Workflow คืออะไร
ระบบที่ช่วยบริหารจัดการกระบวนการทำงานต่าง ๆ ภายในองค์กร โดยกำหนดขั้นตอนการทำงาน ระยะเวลาดำเนินการ และผู้ที่รับผิดชอบแต่ละขั้นตอนไว้อย่างชัดเจน ระบบนี้ช่วยให้การทำงานเป็นไปอย่างราบรื่น มีประสิทธิภาพ และลดโอกาสเกิดความผิดพลาด
ประโยชน์ของระบบบริหารงาน Digital Workflow
- เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ช่วยกำหนดขั้นตอนการทำงานที่ชัดเจนและมีประสิทธิภาพ ทำให้การทำงานเป็นไปอย่างราบรื่น ลดขั้นตอนการทำงานที่ไม่จำเป็น และลดระยะเวลาดำเนินการในแต่ละขั้นตอน ส่งผลให้งานเสร็จเร็วขึ้น
- ลดต้นทุน ช่วยประหยัดต้นทุนในหลายด้าน เช่น ต้นทุนกระดาษ ต้นทุนการพิมพ์ ต้นทุนการจัดเก็บเอกสาร และต้นทุนการขนส่งเอกสาร
- เพิ่มประสิทธิภาพในการติดตามงาน ช่วยติดตามความคืบหน้าของงานแต่ละชิ้นได้แบบเรียลไทม์ ทำให้ผู้บริหารสามารถตรวจสอบและติดตามงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- ลดความเสี่ยงความผิดพลาด ช่วยตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลและเอกสารต่าง ๆ ทำให้ลดความเสี่ยงความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น
- เพิ่มประสิทธิภาพในการสื่อสาร ช่วยอำนวยความสะดวกในการสื่อสารระหว่างบุคลากรภายในองค์กร ทำให้การสื่อสารเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและรวดเร็ว
ประเภทของระบบบริหารงาน Digital Workflow
- ระบบบริหารงานเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (Document Management System: DMS) ช่วยให้จัดเก็บ ค้นหา และจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- ระบบบริหารงานกระบวนการทำงาน (Business Process Management: BPM) ช่วยบริหารจัดการกระบวนการทำงานต่าง ๆ ภายในองค์กรอย่างมีประสิทธิภาพ
- ระบบบริหารงานโครงการ (Project Management System: PMS) ช่วยบริหารจัดการโครงการต่าง ๆ ภายในองค์กรอย่างมีประสิทธิภาพ
แนวทางการนำระบบบริหารงาน Digital Workflowมาใช้
- กำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์การใช้งาน ก่อนที่จะเริ่มนำระบบบริหารงาน Digital Workflow มาใช้ องค์กรควรกำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์การใช้งานให้ชัดเจน เพื่อเลือกระบบที่เหมาะสมกับความต้องการใช้งาน
- ศึกษาข้อมูลเปรียบเทียบระบบต่าง ๆ ในปัจจุบันมีระบบบริหารงานให้เลือกหลายระบบ องค์กรควรศึกษาข้อมูลเปรียบเทียบระบบต่าง ๆ ทั้งในด้านคุณสมบัติ ฟังก์ชันการใช้งาน และราคา เพื่อเลือกระบบที่เหมาะสมกับองค์กร
- เตรียมความพร้อมบุคลากร การนำระบบบริหารงาน Digital Workflow มาใช้จำเป็นต้องมีการเปลี่ยนแปลงรูปแบบการทำงาน ดังนั้น องค์กรควรเตรียมความพร้อมบุคลากรให้เข้าใจระบบและสามารถใช้งานระบบได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ระบบบริหารงาน Digital Workflow เป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้องค์กรเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ลดต้นทุน และเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขันได้ องค์กรที่สนใจนำระบบนี้มาใช้ ควรศึกษาข้อมูลและเตรียมความพร้อมให้เหมาะสมกับความต้องการใช้งาน เพื่อให้ระบบสามารถช่วยองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ