ในช่วงปี 2020 ที่ผ่านมา โลกเผชิญความเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว จากผลกระทบของการระบาดของไวรัส โควิด-19 องค์กรและธุรกิจต่างต้องเร่งปรับเปลี่ยนสู่การเป็นดิจิทัลให้พร้อมรับมือกับความเปลี่ยนแปลงใหญ่ในครั้งนี้ ส่งผลกระทบตั้งแต่กระบวนการภายใน ถึงพฤติกรรมและวิถีการงานทำงานของพนักงาน ไปถึงความต้องการของลูกค้าที่มีต่อบริษัท
จากรูปแบบการทำงานที่ต้องอยู่ในออฟฟิศ ด้วยนโยบายการเว้นระยะห่าง Physical Distancing ทำให้ต้อง Work from home ต่อเนื่องสู่การทำงานแบบ Work from anywhere ในอนาคต แต่เบื้องหลังการทำให้พนักงานสามารถทำงานในวิถีใหม่ดังกล่าวได้ สิ่งที่จำเป็นที่องค์กรต้องเร่งสร้าง คือ ระบบงานที่คล่องตัว ความสามารถในการจัดเก็บเอกสารที่ช่วยให้เรียกใช้งานได้ง่าย และมีความโปร่งใสสามารถตรวจสอบได้
เริ่มต้น Digitization กับระบบ ECM
ECM หรือ Enterprise Content Management เป็นเครื่องมือที่ใช้จัดการกับเนื้อหาที่เกี่ยวข้องกับการประกอบธุรกิจทั้งหมด ทั้งการจัดทำ จัดการและจัดเก็บรักษาข้อมูลขององค์กร โดยเป็นเครื่องมือจัดเก็บในรูปแบบ Electronic ไร้กระดาษ แต่มีประสิทธิภาพ และ ประสิทธิผลมากกว่าระบบการจัดการออฟฟิศแบบเดิมที่ใช้ระบบเอกสารกระดาษเป็นหลัก ถือเป็นการก้าวเข้าสู่ Digital Transformation อย่างเต็มตัว
เพื่อช่วยให้องค์กรและธุรกิจสามารถขับเคลื่อนสู่ Digital Transformation ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ จากประสบการณ์ในฐานะผู้ให้คำปรึกษาและพัฒนาระบบ Enterprise Content Management มายาวนานกว่า 16 ปี ของ I AM Consulting เราได้มองเห็นว่า องค์กรจะต้องพร้อมที่จะปรับเปลี่ยนวิธีการทำงานใหม่ในการคิดเกี่ยวกับการจัดการข้อมูล เพราะข้อมูลเปรียบเสมือนกระดูกสันหลังของการทำงาน องค์กรสามารถนำเอามาใช้งานเพื่อสร้างคุณค่าให้แก่ตนเองได้ ที่ผ่านมาจะเห็นได้ว่าหลายองค์กรนำเอาระบบ ECM พื้นฐานมาใช้จัดการข้อมูลให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ แต่ก็ยังไม่เพียงพอต่อการเปลี่ยนแปลง เนื่องการเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วของข้อมูลดิจิทัล ทำให้ความต้องการฟีเจอร์ใหม่ๆ ที่จะมาใช้งานจึงมีเพิ่มขึ้นตลอดเวลา เพื่อช่วยพัฒนาในด้านการบริหารงานหลังบ้าน การบริการลูกค้า รวมถึงจัดการความเสี่ยง
โดยแพลตฟอร์ม OpenText(TM) Extended ECM คือ เครื่องมือที่จะช่วยบูรณาการซอฟท์แวร์เอนเทอร์ไพรส์จากหลากหลายผู้ให้บริการ ไม่ว่าจะเป็น SAP S/4HANA , Oracle, Salesforce , Microsoft Office 365 หรือ ซอฟท์แวร์อื่นๆ ให้สามารถทำงานร่วมกับระบบจัดการข้อมูลได้อย่างแนบเนียนและมีประสิทธิภาพ (Seamless Integration)
ฟีเจอร์ของ Extended ECM
- Integrations to enterprise applications เชื่อมต่อกับซอฟท์แวร์เอนเทอร์ไพรส์ หรือระบบ ERP ต่างๆ เช่น SAP S/4HANA และ Oracle E-Business Suite ระบบ HR อย่าง SAP SuccessFactors ระบบ CRM เช่น Salesforce หรือโปรแกรมการจัดการการทำงาน เช่น MS Office 365, Sharepoint และ MS Teams
- Intuitive user experience การออกแบบประสบการณ์ของผู้ใช้งาน หรือการออกแบบ UX (User Experience) ให้ตอบสนองกับผู้ใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ ให้ผู้ใช้งานเข้าถึงเนื้อหาข้อมูลที่จำเป็นกับตัวเขาผ่าน Smart View รวมทั้งสามารถทำงานได้ง่ายๆ จาก Web browser และ Mobile devices
- Connected Workspaces ซอฟท์แวร์ ECM ซึ่งพัฒนาโดยมี Workspace Templates ที่ออกแบบมาให้สอดคล้องไปกับกระบวนการทางธุรกิจ โดยฟีเจอร์นี้สามารถเชื่อมต่อกับข้อมูลจากระบบงานต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นข้อมูล ลูกค้า สินค้า พนักงาน คำสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน หรือ กิจกรรมทางธุรกิจอื่นๆ ซึ่งข้อมูลเหล่านี้จะถูกเชื่อมต่อมายังระบบจัดการเอกสารโดยอัตโนมัติเมื่อมีการทำรายการจากระบบต้นทาง
- Automated classification and metadata management การจัดประเภทอัตโนมัติ และการจัดการรายละเอียดข้อมูล ด้วยการทำงานแบบ Intelligent Automation ที่ช่วยจัดการไฟล์เอกสารและกระบวนการทางธุรกิจให้เป็นไปโดยอัตโนมัติ ลดความเสี่ยงจากความผิดพลาดในกระบวนการทำงานที่เป็นงาน Manual
- Core share สามารถแชร์ข้อมูลออกไปสู่หน่วยงานหรือบุคคลภายนอกที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทำงานได้
- Core Signature การลงนามเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ ทั้งในรูปแบบ Electronic และ Digital Signature
ด้วยฟีเจอร์ที่กล่าวมาจะช่วยให้องค์กรและธุรกิจเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการทำงาน กระชับวงจรการทำงานผ่านการทำงานแบบอัตโนมัติ ลดความยุ่งยากในการใช้งานด้วยอินเทอร์เฟสหน้าจอการทำงานที่ออกแบบมาให้ผู้ใช้งานได้เห็นมุมมองแบบ 360 องศา จึงสามารถเห็นข้อมูลที่มีโครงสร้างและไม่มีโครงสร้างได้ในหน้าจอเดียว ไม่ต้องสลับหน้าจอโปรแกรมไปมา
Workspace จะช่วยให้การเชื่อมต่อพื้นที่ทำงานถึงกันได้ ทำให้ทุกคนสามารถทำงานร่วมกันในโลกเสมือนได้อย่างได้อย่างราบรื่น ไม่ติดขัด และเห็นกระบวนการทำงานร่วมกันทั้งหมด ที่สำคัญมีความปลอดภัยสูง ด้วยระบบจัดเก็บข้อมูล ที่รองรับการทำงานทั้งบนคลาวด์ หรือ On-Premise และที่สำคัญตอบสนองรูปแบบการทำงานในปัจจุบันบนอุปกรณ์มือถือ ที่ช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถทำงานได้ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนก็ตาม
สำหรับองค์กรและธุรกิจที่สนใจ แพลตฟอร์ม OpenText(TM) Extended ECM สามารถสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ https://bit.ly/2L0xGzi
ที่มา: ไอแอม คอนซัลติ้ง
